مفهوم الإدارة الإلكترونیة

یعتبر مصطلح الإدارة الإلكترونیة من المصطلحات المستحدثة تماما في مجال العلوم العصریة والتي أشار إلى بعض موضوعاتها القلیل جدا من البحوث والدارسات والكتابات العلمیة السابقة. خاصة في مجال القانون وهي منهج حدیث موجه إلى المنتجات من السلع والخدمات وسرعة الأداء، ویعتمد على استخدام شبكة متقدمة للاتصالات لبحث واسترجاع المعلومات بغیة دعم واتخاذ القرارات (الفردیة والتنظیمیة). كما أنها مدخل جدید یقوم على استخدام المعرفة والمعلومات ونظم البرامج المتطورة والاتصالات للقیام بالوظائف الإداریة وانجاز الأعمال التنفیذیة، واعتماد الإنترنت والشبكات الأخرى في تقدیم الخدمات والسلع بصورة إلكترونیة، بالإضافة إلى تبادل المعلومات بین العاملین في المنظمة وبین الأطارف الخارجیة بما یساعد على اتخاذ القرارات ورفع كفاءة الأداء وفعالیته. ولهذا المصطلح عدة تعریفات، قد تتشابه أو تختلف في بعض الجوانب، ولكنها في المحصلة تتحدث عن مجال واحد، ألا وهو الإدارة الإلكترونیة.

المطلب الأول: تعریف وعناصر الإدارة الإلكترونیة

یراد بالإدارة الالكترونیة إحلال الأنظمة والأجهزة والتقنیات الحدیثة محل الوسائل التقلیدیة في إنجاز الوظیفة، هكذا یعرفها البعض (الفرع الأول)، حیث منح التطور التكنولوجي للإدارة إمكانیة استعمال وسائط تكنولوجیا الاعلام والاتصال في تقدیم خدماتها للمرتفقین، لتكون ذات جودة عالیة إرضاءً لمتطلبات الأفراد (الفرع الثاني).

الفرع الأول: تعریف الإدارة الالكترونیة

تعرف الإدارة الإلكترونیة بأنها منظومة إلكترونیة متكاملة تعتمد على تقنیات الاتصالات والمعلومات لتحویل العمل الإداري الیدوي إلى أعمال تنفذ بواسطة التقنیات الرقمیة الحدیثة.

یمكن تعریف الإدارة الإلكترونیة تعریفا إجرائیا بأنها العملیة الإداریة القائمة على الإمكانات المتمیزة للإنترنت وشبكات الأعمال في التخطیط والتوجیه والرقابة على الموارد والقدرات الجوهریة للشركة والآخرین بدون حدود من أجل تحقیق أهداف الشركة.

الإدارة الإلكترونیة في معناها الحدیث هي استخدام الوسائل والتقنیات الإلكترونیة بكلما تقتضیه الممارسة أو التنظیم أو الإجراءات أو التجارة أو الإعلان، ویطال هذا المعنى حتى الأمور غیر الإداریة.

في حین هناك من یرى الادارة الالكترونیة بأنها عبارة عن نشاط اقتصادي یتولى مهام توصیل الخدمات العامة بطریقة إلكترونیة ومتكاملة على الخط المباشر الى المواطنین ومؤسسات الأعمال بحیث تضیف قیمة حقیقیة مضافة یشعر بها المنتفعون منها، كما تسهم في تكوین علاقات تفاعلیة مع المواطنین أفراداً أو مؤسسات، من خلال تزویدهم بخدمات غیر نمطیة تتناسب مع خصوصیاتهم وحاجاتهم ورغباتهم وتطلعاتهم.

الإدارة الإلكترونیة هي وظیفة انجاز الأعمال باستخدام النظم والوسائل الإلكترونیة بحیث تشمل الأعمال الإلكترونیة والحكومة الإلكترونیة.

الإدارة الإلكترونیة أكثر من مجرد موقع الكتروني على الأنترنت، وهو یمثل شكلا من أشكال الأعمال الإلكترونیة الذي یشیر إلى العملیات والهیاكل التي تتفق مع امداد الخدمات الإلكترونیة للمواطنین ومؤسسات الأعمال على حد سواء؛ بمعنى أنه یمكن تعریف الإدارة الإلكترونیة بأنها تمثل التطبیق الإلكتروني في الخدمات الذي یؤدي إلى التفاعل والتواصل بین المؤسسة والزبائن، وبین الحكومة والأعمال والقیام بالعملیات الداخلیة والترابط بین الأعمال بعضها ببعض إلكترونیا، بغیة تبسیط وتحسین أوجه الإدارة الدیمقراطیة المرتبطة بالمواطنین والأعمال على حد سواء.

تعرف الحكومة الإلكترونیة في نطاق ضیق بكونها: "استخدام تكنولوجیا المعلومات لزیادة حریة تنقل المعلومات دون قیود مادیة تتمثل في القیود الورقیة أو المكانیة"، أما في النطاق الواسع فتعرف بكونها: "استخدام تكنولوجیا المعلومات والاتصالات لزیادة إمكانیة الدخول إلى الخدمات الحكومیة ونشرها عبر الشبكة لتعمم الفائدة على المواطن، وأصحاب الأعمال الخاصة، والعاملین". یتضح مما سبق أن مفهوم الحكومة الإلكترونیة لا تقتصر فقط على توفیر صفحات على الشبكة بل هو أوسع من ذلك.

تعرف الحكومة الالكترونیة بأنها: "استخدام تكنولوجیا المعلومات الرقمیة في إنجاز المعاملات الإداریة، وتقدیم الخدمات المرفقیة، والتواصل مع الموظفین بمزید من الدیمقراطیة"، كما یعرفها البعض الآخر "بأنها مرادف لعملیات تبسیط الإجراءات الحكومیة، وتیسیر النظام البیروقراطي أمام المواطنین من خلال إیصال الخدمات لهم بشكل سریع وعادل في إطار من النزاهة والشفافیة والمساءلة الحكومیة".

في حین یرى البعض الأخر بأنها "قدرة القطاعات الحكومیة على تبادل المعلومات وتقدیم الخدمات فیما بینها وبین المواطنین وبین قطاع الأعمال، بسرعة ودقة عالیة، وبأقل تكلفة عبر شبكة الانترنت، مع ضمان سریة وأمن المعلومات المتناقلة معتمدة على مبدأین هما:

- الأول تقني: ویتمثل في تنفیذ المعاملات والخدمات عن بعد مع ضمان صحتها ومصداقیتها.

- الثاني إجرائي: ویتمثل في إعداد المعلومات إلكترونیا وتناقلها عبر شبكة الانترنت وضمان دقتها وسریتها".

الفرع الثاني: وسائط الاعلام والاتصال كعناصر أساسیة لقیام الإدارة الإلكترونیة

تعتمد الإدارة الالكترونیة في الأساس على دعائم تكنولوجیة تتمثل في وسائط الاعلام والاتصال، وتعتبر العنصر الأساسي في التمییز بین الإدارة التقلیدیة والإدارة الالكترونیة، وهي تتمثل في الوسائط التكنولوجیة التالیة:

أولا / شبكة الانترنت

تعتبر الانترنت، أو شبكة المعلومات الدولیة، الطریق الدولي السریع للإعلام والمعلومات، وذلك بوضع جمیع التقنیات المتوفرة على صعید الاتصالات والاختراعات (الكمبیوتر، الهاتف، الأقمار الصناعیة والكابلات وغیرها)، في منظومة مدمجة لغرض الاستفادة منها في الحیاة العامة. توفر هذه الشبكة خدمات عدیدة لا تحصى ولا تعد في جمیع جوانب الحیاة بطریقة الكترونیة، وأول من أطلق تسمیة أوتوروت "Auto route" الاعلام والاتصال هو نائب الرئیس الأمریكي "آل غور"، حیث طلب باعتماد 500 ملیون دولار لتوسیع شبكة الانترنت لتطویر التكنولوجیا.

تدخل ضمن شبكة الانترنت الوسائط المتعددة التي تدمج الصوت والصورة والنص، وهي تمثل محتوى الشبكة، الذي یكون عن طریق الصفحات، بحیث یقوم مستخدم الانترنت بالوصول إلیها بواسطة صفحات مسجلة داخل الشبكة، أو بواسطة سجلات مستنسخة من مواقع الواب بفضل خدمة FTP.

یوجد على الواب أربع مساحات أساسیة للاتصال الاشهاري یمكن استغلالها، وهي:

أ/ البرید الإلكتروني: وتأخذ العملیة الاشهاریة عبر البرید شكلین:

1. إدارج رسائل اشهاریة ضمن برید الكتروني إخباري، بغرض الاعلان، رفقة مجموعة من الاخبار الاعلامیة العامة، أو المتخصصة

2. توجیه رسائل تجاریة إلى أشخاص مستهدفین بذاتهم، كانوا قد زاروا الموقع وتركوا معلومات بیانیة خاصة بهم،

3. أن تربط المؤسسة موقعها بالزبائن الحالیین والمستثمرین والموردین والموزعین وغیرهم من أصحاب المصالح من خلال البرید الإلكتروني بحیث تكون على اتصال دائم معهم وتلبي طلباتهم وتتفاعل معهم بصورة فاعلة.

ب/ بروتوكول نقل الملفات: یسمح هذا البروتوكول بتحمیل المستندات، والبرامج من والى المزود وهو في الوقت نفسه، یستعمل كمساحة للتعبیر الاشهاري، سیما أنه یمس فئة محددة من مستخدمي الانترنت.

ثانیا / تطبیقات الذكاء الاصطناعي

هي تطبیقات الحاسوبیة التي تهتم بأتمتة السلوك الذكي، وتقوم على استخدام المبادئ النظریة والتطبیقیة لعلم الحاسوب مثل هیكلة البیانات المستخدمة في تمثیل المعرفة، والخوارزمیات المطلوبة لتطبیق هذه المعرفة واللغات والتقنیات المستخدمة لبناء مثل هذه التطبیقات. وتتمثل أنشطة الذكاء الاصطناعي في جهد تطویر معدات الأنظمة الحاسوبیة التي تتصرف كالإنسان، وهي الأنظمة التي تكون قادرة على تعلم اللغات الطبیعیة وانجاز المهام المنسقة مثل الروبوت (Robotics)، وأنظمة تمییز الصوت والصورة ومحاكاة خبرة الانسان في عملیة اتخاذ القرارات باستخدام الأنظمة الخبیرة (Expert Systems).

تتمثل أهمیة تطبیقات الذكاء الاصطناعي في:

1- تخزین المعلومات بصورة فعالة وانشاء قاعدة المعرفة التنظیمیة التي یستخدمها العدید من الموظفون والاحتفاظ بالخبرات والاستفادة منها بعد ترك الخبراء للمنظمة؛

2- إنشاء آلیات العمل التي لا ترتبط بمشاعر الانسان وهذه المیزة تكون مفیدة عندما یشكل العمل خطرا على الإنسان من الناحیة البیئیة أو المادیة أو العقلیة؛

3- التقلیل من الأنشطة والأعمال غیر المرضیة التي یقوم بها الأفراد؛

4- تعزیز قاعدة المعرفة في المنظمة من خلال إیجاد الحلول الخاصة بالمشكلات المعقدة وتحلیلها من قبل الإنسان في فترة وجیزة.

ثالثا/ بروتوكولات الطبقات الآمنة SSL

یقوم بروتوكول SSL بتأمین نقل المعلومات بین المخدم والزبون، یعتمد هذا البرتوكول على خوارزمیة المفتاح العام، والمفتاح الخاص، إذ یقوم المخدم بتزوید الزبون بمفاتیح عامة، وتستخدم هذه المفاتیح العامة في تشفیر الرسائل المتجهة إلى المخدم، ولا یمكن استخدام المفتاح العام لفك شیفرة الرسالة التي شفرها، إذ یتفرد المفتاح الخاص (لدى المخدم) بالقدرة على فك شیفرة الرسالة التي شفرها المفتاح العام. وتمنع هذه الطریقة ظهور مشاكل الاتصال مثل التجسس أو التنصت عند كشف المعلومات الحساسة، كما أن هذا البروتوكول یساعد في التحقق من أن المفتاح العام الذي أصدره المخدم ویتأكد من عدم تغییر المعلومات أثناء النقل، وذلك باستخدام الشهادات الرقمیة.

الشهادات الرقمیة تقوم مقام بطاقة الهویة أو رخصة تسجیل المؤسسة التجاریة، مصدرة من طرف جهة دولیة مرخصة، ویستخدمها الفرد في التعاملات الالكترونیة لتشفیر وفك تشفیر الرسائل الالكترونیة ویمكنها أن تساعد الاطراف في التحقق والتعرف على بعضها وبالتالي تستخدم في ضمان أمن التعاملات التجاریة والفردیة مما یوفر بیئة آمنة للتعامل التجاري. تحتاج المؤسسات إلى الشهادات الرقمیة من أجل ترمیز وفك ترمیز مراسلاتها الالكترونیة والى تحدید هویات مرسلي الرسائل الالكترونیة وأوامر الشراء والدفع والبیع والنفاذ إلى مواقع الویب، والشیكات الداخلیة؛ وتجد الشهادات الرقمیة دورا لها في عملیات أرشفة وحفظ الوثائق لضمان عدم التلاعب فیها وتغییرها إلا من قبل الأفارد والجهات المخولة بذلك، بالإضافة إلى عشرات التطبیقات الأخرى.

رابعا/ نظام تبادل البیانات إلكترونیا

هو مجموعة من البرمجیات المستخدمة في تبادل المعلومات بین أجهزة الكمبیوتر التابعة للشركاء التجاریین، وتنفیذ الصفقات بالطریقة الإلكترونیة، ومن العملیات التي یقوم بها نظام تبادل البیانات إلكترونیا: الاستعلامات، طلبیات الشراء والتسعیر، جدولة المواعید، الشحن والاستقبال، ودفعات الفواتیر، العقود، بیانات الانتاج، إضافة إلى المبیعات؛ باستخدام خوارزمیات تمنع التزویر أو التجسس، أو القرصنة.

المطلب الثاني: خصائص الإدارة الالكترونیة

حقیقة أن الإدارة الإلكترونیة هي تحدیث لإدارة تقلیدیة اعتمادا على تكنولوجیا الإعلام والاتصال، مما یجعلها تتمیز عنها بخصائص نحددها في ما یلي:

الفرع الأول: تعاملات إداریة عن طریق وسیط إلكتروني

تعتمد الإدارة الإلكترونیة في إنجاز الأعمال والمعاملات بین أطراف التعامل من خلال استعمال وسیط إلكتروني، بحیث یتم تداول البیانات والوثائق إلكترونیا وذلك من خلال استخدام الاتصالات الإلكترونیة، مما یشیر إلى انتفاء وعدم وجود العلاقة المباشرة بین أطراف التعامل وذلك یعد سمة أساسیة تمیز أعمال الإدارة الإلكترونیة، حیث توجد أطارف التعامل معا في نفس الوقت على شبكات الاتصالات الإلكترونیة. كما تتم معالجة كل المشكلات التي تواجه باستخدام الكمبیوتر عبر المسافات البعیدة من خلال تكنولوجیا الواقع الحالي، حیث یتم استبعاد الوسائل المادیة والبشریة أو التقلیل من استخدامها إلى أقل قدر ممكن. أي إدارة بلا ورق، بلا مكان، بلا زمان، بلا تنظیمات جامدة.

الفرع الثاني: الإدارة الإلكترونیة تتجاوز عیوب النظامین المركزي واللامركزي

یبنى التنظیم الإداري الحكومي على مجموعة من الأسس والمبادئ، كمبدأ التخصیص، مبدأ تجمیع المهام والوظائف والوحدات، مبدأ المركزیة واللامركزیة، مبدأ تناسب الصلاحیات والمسؤولیات، مبدأ نطاق الإشراف ومبدأ التنسیق؛ إلا أن هذه الأسس التنظیمیة التي تعتبر أدوات للرجل الإداري في العمل الإداري، هي نفسها بحاجة إلى إعادة اعتبار من جدید في ظل الإدارة الإلكترونیة.

لو أخذنا مبدأ المركزیة واللامركزیة الإداریة، نجد أن الإدارة الإلكترونیة من خلال نظم المعلومات بشبكاتها الموجودة داخل الإدارات عملت على تحقیق مزایا كل من نظامي المركزیة واللامركزیة في الإدارة، أي أنها عملت على زوال التقسیم التقلیدي الذي یقیمه رجال القانون والإدارة بین المركزیة واللامركزیة.

یستدعي إنشاء الحكومة الإلكترونیة بالضرورة تجمیع الخدمات الحكومیة في موقع إلكتروني واحد (البوابة الإلكترونیة)، وبذلك تحقیق المركزیة الإداریة، حیث أن نظم المعلومات الحدیثة یمكنها أن تساعد على تحقیق مزایا اللامركزیة الإداریة بالإضافة إلى مزایا المركزیة، إذ یمكن من خلال الحاسبات الآلیة الموجودة لدى الوحدات الفرعیة الإداریة، الوصول إلى البیانات والمعلومات التي تساعد السلطة المركزیة في اتخاذ قرارها، وبالتالي تساهم الوحدات الفرعیة في اتخاذ القرار المركزي.

الفرع الثالث: الإدارة الإلكترونیة أداة تبسیط وتسهیل للإجراءات

یتطلب تطبیق الإدارة الإلكترونیة إجراء تغییرات في الجوانب الهیكلیة والإجراءات والأسالیب الحكومیة بحیث یتناسب مع مبادئ الإدارة الإلكترونیة وذلك عن طریق استحداث إدارات جدیدة، أو إلغاء أو دمج بعض الإدارات بعضها مع بعض، واعادة الإجراءات والعملیات الداخلیة لها بما یكفل توفیر الظروف الملائمة لتطبیق إدارة إلكترونیة أسرع وأكثر كفاءة وفاعلیة، مع مراعاة أن تتم في إطار زمني متدرج من المراحل التطویریة ، حیث یتم ذلك من خلال:

أولا/ تطویر أسالیب التنظیم الإداریة

یتطلب تطبیق الإدارة الإلكترونیة من طرف أي دولة أن تعمل على توفیر البیئة المناسبة وتطویر تنظیمها الإداري بالشكل الذي یتماشى وایاها.

ثانیا/ تطویر الإجراءات الإداریة وتحویلها لإجراءات لا مادیة

تعتبر عملیة تبسیط الإجراءات أفضل الطرق لأداء وتقدیم الخدمات وأكثرها سهولة ویسرا بما یكفل حصول المستفیدین على الخدمات بأسرع وقت ممكن، وأقل جهد وتكلفة، وضمن معاملة وظروف إنسانیة جیدة، تكفل للمواطن العدالة والمساواة في المعاملة، وتحقق للموظف الراحة والهدوء، وبذلك یتم ضمان ما یعرف بدرجات جیدة من كفاءة الأداء وفاعلیة الإنجاز. ویكون ذلك باعتماد خطوات تتمثل في الاعتماد على آلیات تبسیط الإجراءات، لتحویلها لإجراءات لا مادیة.

الفرع الرابع: التسییر التشاركي والشفاف للإدارة العامة

تمثل الإدارة الإلكترونیة عقدا جدیدا بین الحكومة والمواطن حیث یتحول المواطن من مجرد متلقِ للخدمة إلى مشارك في صنع القرار من خلال دوره في تقییم الأداء الحكومي عن طریق الاستطلاع للرأي ودراسة ردود أفعال المواطنین تجاه الخدمات التي تقدم.

قامت مؤسسات الاتحاد الأوروبي بتطویر عملیات التشاور مع الجمهور، لا سیما عبر الإنترنت. حیث تشكل مشاورات المجتمع المدني، أداة لوضع "القوانین الإداریة لمنظمة التعاون والتنمیة في المیدان الاقتصادي"، حتى وان لم تكن إلزامیة، ونتائجها غیر ملزمة. وقدمت منظمة التعاون والتنمیة في المیدان الاقتصادي أیضا توصیات بشأن إجراء التشاور عبر الإنترنت الذي یكشف الأهمیة التي تعلقها هذه العملیة إلى جانب ممارساتها الخاصة، تشجع هذه المنظمة الدول على استخدام عملیات التشاور. في حین لم یظهر هذا الأسلوب الإلكتروني في الجزائر إلا في 2018 من خلال الاستشارة التي قامت بها وزارة التربیة حول تاریخ إجراء امتحانات البكالوریا لسنة 2018.

یتم تحقیق الشفافیة في التسییر الإداري من خلال إتاحة المعلومات عن كافة الأنشطة الحكومیة واتاحة القوانین واللوائح التنظیمیة الحكومیة على شبكة الأنترنت، كما یتم إتاحة المعلومات عن المشتریات الحكومیة على شبكة الأنترنت للمساواة بین الموردین.

المرجع:

د. ربيع نصيرة، محاضرات في الإدارة الإلكترونية، مطبوعة محاضرات موجهة لطلبة الماستر 1 تخصص قانون إداري، جامعة آكلي محند أولحاج -البويرة ، كلية الحقوق والعلوم السياسية، الجزائر، السنة الجامعية: 2019/2020، ص4 إلى ص14.

التحميـل PDF